Mit Schreiben vom 15.10.2025 (Az. III C 2 – S-7287-a/00019/007/243) hat das Bundesfinanzministerium (BMF) Änderungen und Ergänzungen zum BMF-Schreiben vom 15.10.2024 veröffentlicht. Diese betreffen die Einführung der verpflichtenden E-Rechnung für B2B-Umsätze zwischen inländischen Unternehmern ab dem 01.01.2025.
Die Neuerungen konkretisieren insbesondere die technischen Anforderungen an E-Rechnungen und regeln die Auswirkungen von Formatfehlern. Ziel ist eine einheitliche und rechtssichere Umsetzung der E-Rechnungspflicht.
Grundsätze der Rechnungsstellung
Besteht eine Pflicht zur Rechnungsausstellung?
Erbringt ein Unternehmer eine Lieferung oder sonstige Leistung, ist er grundsätzlich zur Ausstellung einer Rechnung berechtigt. Eine verpflichtende Rechnungsausstellung liegt vor, sofern die Leistung nicht steuerfrei nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG ist und einer der folgenden Fälle zutrifft:
- Die Leistung wird an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen erbracht.
- Die Leistung wird an eine juristische Person ausgeführt, auch wenn diese kein Unternehmer ist.
- Im Zusammenhang mit einem Grundstück wird eine steuerpflichtige Leistung (Werklieferung oder sonstige Leistung) an einen Leistungsempfänger erbracht, der nicht unter die vorgenannten Punkte fällt.
Frist für die Rechnungsausstellung
Die Rechnung ist grundsätzlich innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung auszustellen.
Bei Voraus- oder Anzahlungsrechnungen beginnt die Frist mit der Vereinnahmung des Entgelts oder Teilentgelts.
Verpflichtung zur Verwendung der E-Rechnung
Für Umsätze zwischen inländischen Unternehmern ist regelmäßig eine E-Rechnung zu verwenden.
Wer ist zur Rechnungsausstellung berechtigt?
Eine Rechnung kann ausgestellt werden durch:
- den leistenden Unternehmer selbst,
- einen beauftragten Dritten, der im Namen und für Rechnung des Unternehmers abrechnet (§ 14 Abs. 2 Satz 7 UStG),
- den Leistungsempfänger im Rahmen eines Gutschriftverfahrens (§ 14 Abs. 2 Satz 5 UStG).
Änderungen und Ergänzungen durch das BMF-Schreiben vom 15.10.2025
1. Formatfehler und deren Folgen
Formatfehler liegen vor, wenn eine E-Rechnung nicht den technischen Vorgaben des § 14 Abs. 1 Satz 6 UStG entspricht. In diesen Fällen wird sie nicht als gültige E-Rechnung, sondern als sonstige Rechnung nach § 14 Abs. 1 Satz 1 UStG behandelt.
Ein Formatfehler kann insbesondere dann vorliegen, wenn:
- die Rechnung keinem zulässigen Syntaxformat entspricht oder
- eine vollständige und fehlerfreie Datenextraktion nicht möglich ist.
Technische Mindestanforderungen:
Die Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format wie XRechnung oder ZUGFeRD vorliegen. Ein einfaches PDF-Dokument genügt nur dann, wenn es eine entsprechende XML-Datenstruktur enthält.
2. E-Rechnungspflicht für Gutschriften
Die Verpflichtung zur Verwendung von E-Rechnungen gilt nicht nur für klassische Rechnungen, sondern auch für Gutschriften gemäß § 14 Abs. 2 Satz 5 UStG.
Gutschriften, die umsatzsteuerlich als Rechnung gelten, müssen daher ebenfalls in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt werden.
3. Ausnahmen: Kleinbetragsrechnungen, Kleinunternehmer und Fahrausweise
Von der E-Rechnungspflicht ausgenommen sind:
- Kleinbetragsrechnungen mit einem Gesamtbetrag von bis zu 250 Euro,
- Rechnungen von Kleinunternehmern,
- Fahrausweise für die Personenbeförderung.
Diese Rechnungen dürfen weiterhin als sonstige Rechnungen ausgestellt und übermittelt werden. Grundlage hierfür sind § 33 Satz 4, § 34 Abs. 1 Satz 2 sowie § 34a Satz 4 UStDV.
4. Validierung von E-Rechnungen
Die Validierung einer E-Rechnung dient der Prüfung, ob diese den technischen Vorgaben entspricht und korrekt aufgebaut ist.
Sie unterstützt den Rechnungsempfänger, ersetzt jedoch nicht dessen Pflicht zur inhaltlichen Prüfung.
Nach Abschnitt 15.2a Abs. 6 und 15.11 Abs. 3 UStAE bleibt der Empfänger dafür verantwortlich, dass alle relevanten Angaben – etwa Steuersatz, Rechnungsbetrag und Leistungsbeschreibung – vollständig, richtig und steuerlich korrekt sind.
5. Rechtliche Folgen von Formatfehlern
Liegt ein Formatfehler vor, gilt die Rechnung lediglich als sonstige Rechnung nach § 14 Abs. 1 Satz 1 UStG.
Die Anforderungen des § 14 Abs. 1 Satz 6 UStG sind damit nicht erfüllt, sodass steuerliche Vorteile der E-Rechnung, insbesondere der Vorsteuerabzug, nicht in Anspruch genommen werden können.
6. Praktische Umsetzung in Unternehmen
Unternehmen sollten frühzeitig sicherstellen, dass ihre Rechnungsstellungs- und Archivierungssysteme den neuen technischen Vorgaben entsprechen.
Empfehlenswert ist der Einsatz einer Validierungssoftware, mit der E-Rechnungen bereits vor dem Versand auf formale Fehler überprüft werden können.
Wenn du möchtest, kann ich den Text auch kürzen, vereinfacht für Mandanten aufbereiten oder als Blogbeitrag / Infoblatt umformulieren.